Gedragscode en klachtenregeling

Gedragscode

Een belangrijk onderdeel van het aan te bevelen beleid is een gedragscode. Er bestaan verschillende benamingen voor dit instrument. Van ‘organisatiepolicy’ tot ‘integriteitscode’. De benaming is niet relevant, belangrijker is dat een organisatie over een dergelijk instrument beschikt.

Een gedragscode waarin haar normen en waarden staan beschreven is een must-have voor een organisatie. Kernbegrippen zijn respect, integriteit, eerlijkheid, gelijke behandeling en, niet onbelangrijk, veiligheid. Veiligheid om elkaar op gedrag aan te spreken. Veiligheid bij het bespreekbaar maken van een ongewenst gedrag. Veiligheid vooral bij het klagen daarover^11:.
In gevallen van victimisatie ontbreekt het aan deze veiligheid. Dit probleem is deels op te lossen door beleid op te stellen waarin de normen en waarden staan die binnen de organisatie gelden. Daarbij moet het recht van de werknemer om zich op die normen te beroepen, worden gewaarborgd. Wanneer de organisatie beschikt over een objectieve en deskundige klachtinstantie en een bekwame en toegankelijke vertrouwenspersoon, krijgen medewerkers vertrouwen in de interne klachtprocedure en maken daar eerder gebruik van. In organisaties waar aan deze kwaliteitseisen is voldaan, zal victimisatie zich niet zo snel voordoen.

Gedragscodes zijn, mits goed geïmplementeerd, goede hulpmiddelen bij het bestrijden en voorkomen van discriminatie op de arbeidsmarkt en specifiek op de werkvloer. Nadruk moet worden gelegd op de aanduiding ‘hulpmiddel’. De gedragscode is geen doel op zichzelf, maar slechts een instrument dat effectief gehanteerd moet worden bij de aanpak van ongewenst gedrag.

Beleid, in de vorm van een gedragscode of anderszins, valt of staat met de steun die binnen de organisatie daarvoor is. Het is daarom van belang dat er vanaf het begin getracht wordt draagvlak voor dat beleid binnen alle geledingen van de organisatie te verkrijgen. Betrokkenheid van de medewerkers zorgt ervoor dat ze de normen als hun eigen normen gaan beschouwen. Eigen normen worden eerder nageleefd. Die zijn immers niet van buitenaf opgelegd. De naleving wordt bovendien bevorderd doordat eigen regelingen per definitie laagdrempelig zijn.

Vanuit het management is commitment en optreden nodig. De leidinggevenden hebben een voorbeeldfunctie. Hun eigen gedrag vindt vaak navolging en blijft niet onopgemerkt bij de medewerkers.

De voordelen van (het hebben van) een gedragscode in het kort op een rij:
- Effectief: het is laagdrempelig en de eigen normen worden eerder nageleefd;
- Zelfregulering: het wordt niet van bovenaf opgelegd;
- Zorgvuldige omgangsnormen: geeft een kader aan van de gewenste omgangsvormen;
- Ad hoc-regelingen komen vaak te laat: vastleggen van normen en procedures voorkomen paniekreacties als er zich incidenten voordoen. Men weet hoe te handelen en heeft richtlijnen en daarmee een indicatie over wat wel en niet door de beugel kan;
- Aantrekkelijke werkgever: voldoet aan behoefte werknemers en managers;
- Preventieve werking;
- Imago van de organisatie: positieve uitstraling en ‘vuile was niet buiten hangen’;
- Maatschappelijk verantwoord ondernemen;
- Geloofwaardigheid/betrouwbaarheid van de organisatie;

Klachtenregeling

Een instrument dat beslist niet mag ontbreken bij een gedragscode is een klachtenregeling. Een klachtenregeling moet aan de volgende voorwaarden voldoen, wil je kunnen spreken van een goede regeling^12:
• de regeling moet inzichtelijk zijn. Daarvan is sprake indien potentiële klagers en beklaagden bekend zijn met het bestaan van de regeling en de werking ervan en weten welke maatregelen uit de procedure kunnen voortvloeien;
• de regeling moet systematisch zijn. Daarvan is sprake indien de werkwijze en termijnen zijn vastgelegd;
• bovendien dient de regeling te voorzien in de voorwaarden die aan een zorgvuldige klachtenbehandeling worden gesteld , te weten: hoor en wederhoor, vertrouwelijkheid en informatievoorziening.

Een bijkomende voorwaarde is dat in de klachtenregeling moet zijn opgenomen dat een klager geen nadeel mag ondervinden van het indienen van een klacht, zoals dat ook het geval is bij klachtenregelingen over seksuele intimidatie. Daar moet ook op worden toegezien. Waar nodig worden maatregelen getroffen om de benadeling ongedaan te maken. Alsdan kan je spreken van een hoge mate van bescherming tegen victimisatie.

Aan de klachtenbehandeling zelf worden ook zorgvuldigheidseisen gesteld:
• er moet een deugdelijk onderzoek worden gedaan. Dat wil zeggen dat in ieder geval het principe van hoor en wederhoor dient te worden toegepast door een onpartijdige en bij voorkeur onafhankelijke en deskundige klachtenbehandelaar;
• de klacht moet voortvarend en vertrouwelijk worden behandeld;
• klager(s) en beklaagde(n) moeten op de hoogte worden gesteld van de conclusies van het onderzoek, die gemotiveerd dienen te zijn;
• er moeten zo nodig passende maatregelen worden getroffen.

Alhoewel veel organisaties over een klachtenregeling beschikken en een vertrouwenspersoon hebben aangesteld, laat het functioneren van deze twee instrumenten in de praktijk nog veel te wensen over. Zo wordt de klacht niet adequaat afgehandeld en maatregelen tegen de dader(s) blijven uit. Ook voor de toekomst worden er geen stappen ondernomen om dergelijke discriminatoire voorvallen te voorkomen^13:. Dit geeft verkeerde signalen af naar de medewerkers. De kans dat ze in de toekomst weer een beroep op de regeling gaan doen is klein. De vertrouwenspersoon zal ook vermeden worden. Het is belangrijk om het vertrouwen in deze instrumenten te waarborgen. De medewerkers moeten het nut ervan blijven inzien. De leiding is daar verantwoordelijk voor.

¹¹ Bekkum, P. W.J. van en A. Gouw, Ongewenste Omgangsvormen op de werkvloer: Arbo-informatie 41, 2007, SDU, Den Haag
¹² Zie CGB oordeel 2004-155
¹³ Bochhah, N. Gediscrimineerd op de werkvloer en dan..? Onderzoek naar discriminatie op het werk op grond van ras, etniciteit en godsdienst: Rotterdam: LBR 2006