Preventief beleid: basisvoorwaarden en aanbevelingen

Basisvoorwaarden

Het opstellen van preventief beleid is allereerst een verantwoordelijkheid van de arbeidsorganisaties zelf. Zij moeten zich inspannen om voorwaarden te creëren die het voor iedereen mogelijk maken om misstanden op de werkvloer aan de kaak te stellen. Of het nu gaat over seksuele intimidatie, discriminatie of andere risico’s die in een organisatie aanwezig kunnen zijn. Een goed beleid hieromtrent dient ervoor te zorgen dat er op een veilige manier en zonder angst voor represailles geklaagd kan worden. Door verder te zorgen voor een discriminatievrije werkplek en zich te gedragen als een goed werkgever, voldoen organisaties aan hun wettelijke verplichtingen en werken zij met hun personeel aan een gezonde werksfeer.

Belangrijk hierbij is dat er vanaf het begin gewerkt wordt aan het creëren van draagvlak binnen de organisatie. Draagvlag creëer je door om te beginnen commitment van het management te verkrijgen, bewerkstellingen van betrokkenheid binnen alle geledingen van de organisatie, het bevorderen van een werksfeer waarbij onder medewerkers een gevoel van veiligheid heerst. Dit laatste stimuleert het onderkennen van de eigen verantwoordelijkheid en daarmee uiteindelijk de naleving van het opgesteld beleid.

Ten tweede is het belangrijk dat het beleid rondom discriminatie en klachten over discriminatie op schrift staat. De CGB hecht hier terecht veel belang aan. Door beleidsvoornemens en afspraken op schrift te stellen wordt een organisatie zich bewust van de wijze waarop zij omgaat en om wil gaan met de risico’s die in een organisatie kunnen voorkomen. Ook is een op schrift gesteld beleid belangrijk vanwege toetsing, continuïteit en beschikbaarheid voor het personeel.

Er bestaan meerdere effectieve instrumenten om beleid omtrent de aanpak van discriminatie en victimisatie vorm te geven. Naast de RI&E omtrent discriminatie die werkgevers binnenkort verplicht zijn uit te voeren, leveren ook deze beleidsinstrumenten een onmisbare bijdrage aan het voeren van preventief beleid dat discriminatie en victimisatie voorkomt.

Aanbevelingen

Beleid dient bij voorkeur aangevuld te zijn met registratie van klachten en analyse daarvan. Dit verschaft waardevolle informatie over de effectiviteit van het beleid en geeft inzicht waar eventuele bijstelling nodig is.

Om van succesvol beleid te spreken zijn een aantal minimumvoorwaarden te formuleren^8:

1. de voorbeeldfunctie van het management;
2. informatievoorziening;
3. het bespreekbaar maken van het onderwerp (zorg dragen voor communicatie en bekendmaking ervan);
4. het voeren van diversiteitsbeleid;
5. de oplossing in eerste instantie zoeken in de lijn: binnen de geleding van de organisatie waar het incident zich heeft voorgedaan;
6. het kunnen inschakelen van een vertrouwenspersoon (intern/extern);
7. een adequate klachtenregeling en klachtencommissie.

Antidiscriminatiebeleid dient bij voorkeur deel uit te maken van het integrale organisatiebeleid. Daarnaast zijn de volgende maatregelen aan te bevelen:

• trainingen voor leidinggevenden in het herkennen en onderkennen van discriminatie;
• een vertrouwenspersoon aanstellen;
• weerbaarheidstrainingen;
• leidinggevende moet optreden tegen de ‘dader’ en hem aanspreken op diens gedrag, met als uiterst middel een sanctie opleggen mocht een waarschuwing of aanmaning niet volstaan om het gedrag te veranderen;
• transparant beleid opstellen tegen ongewenst gedrag;
• opvang van slachtoffers regelen om te voorkomen dat een incident leidt tot een langdurige uitval;
• adequaat optreden en goede opvang naast transparant beleid voorkomen dat ongewenst gedrag binnen de organisatie gedijt.

Ter voorbeeld: aanpak andere ongewenste omgangsvormen

Negatieve gevolgen ondervinden na het klagen over een ongewenste gedraging doet zich niet alleen bij discriminatie voor. Bij andere ongewenste omgangsvormen zoals seksuele intimidatie, agressie en geweld en pesten, blijkt het bestaan van preventief beleid positieve gevolgen te hebben voor de klager^9:. Als het op preventief beleid tegen ongewenste omgangsvormen aankomt, hebben organisaties redelijk wat ervaring met de aanpak van seksuele intimidatie. Seksuele intimidatie komt net als discriminatie niet altijd aan het oppervlak. Net als discriminatie is ook seksuele intimidatie een verborgen vorm van ongewenst gedrag die moeilijk te bestrijden is. Er kleven ook beladen zaken aan als schaamte, privacygevoeligheid, de schuldvraag, onbegrip en onvoldoende kennis over hoe ermee om te gaan^10:. Het is dan ook niet meer dan logisch om te kijken naar hoe in de praktijk met seksuele intimidatie is omgegaan.

Bij seksuele intimidatie worden de volgende punten als beste aanpak aanbevolen:
• geschreven beleid met RI&E en gedragscode met intentieverklaring van het management;
• een vertrouwenspersoon aanstellen;
• opvang en begeleiding bij incidenten waarin de leidinggevende een cruciale rol heeft. Normaal is hij/zij de eerste opvang die eventueel later doorverwijst. Dat mag niet gelden als hij/zij de ‘dader’ is;
• checklist om te kijken hoe het met de organisatie gesteld is;
• mogelijkheid om een klacht in te dienen;
• helderheid over waar het slachtoffer terecht kan en de procedure;
• management en leidinggevenden moeten een cultuur bevorderen waarin seksuele intimidatie niet thuishoort;
• Open communicatie is een essentiële voorwaarde bij de aanpak, dat wil zeggen elkaar voortdurend voeden met informatie en feedback.

⁸ Bekkum, P. W.J. van en A. Gouw, Ongewenste Omgangsvormen op de werkvloer: Arbo-informatie 41, 2007, SDU, Den Haag
⁹ Bekkum, P. W.J. van en A. Gouw, Ongewenste Omgangsvormen op de werkvloer: Arbo-informatie 41, 2007, SDU, Den Haag
¹⁰ Bekkum, P. W.J. van en A. Gouw, Ongewenste Omgangsvormen op de werkvloer: Arbo-informatie 41, 2007, SDU, Den Haag